Quem pode conduzir carros da empresa? Conheça os requisitos
Os carros em nome da empresa são um grande benefício para os funcionários, mas há legislação em vigor para garantir que apenas condutores qualificados possam conduzi-los. Saiba quem pode conduzir os carros da empresa, em que circunstâncias e como proceder em caso de acidente.
Disponibilizar um carro da empresa aos funcionários pode facilitar o quotidiano no trabalho. Em Portugal, os carros de empresa são frequentemente utilizados pelos funcionários para fins profissionais, como reuniões com clientes, entregas ou viagens ao estrangeiro. No entanto, existem regras e regulamentos que regem o uso destes veículos e é importante que tanto os empregadores como os colaboradores os conheçam e os cumpram, de modo a garantir que tudo corra bem e legalmente.
Carros da empresa: quem pode conduzir?
Habitualmente, os carros de empresa são atribuídos aos funcionários que precisam de os utilizar para fins profissionais. Porém, o uso destes veículos deve ser autorizado pelo empregador, que pode estabelecer regras e regulamentos específicos para o seu uso. Por exemplo, o empregador pode limitar o uso do carro da empresa a determinados funcionários ou para fins específicos, como reuniões com clientes ou entregas.
Em que circunstâncias se pode utilizar o carro da empresa?
Como já referido, os carros de empresa são maioritariamente usados apenas para fins profissionais já delimitados anteriormente por parte do empregador. O uso do carro da empresa para fins pessoais é, na maioria das vezes proibido, a menos que o empregador autorize de forma expressa.
E em caso de acidente com o carro da empresa? O que fazer?
O carro é um bem da empresa, pelo que se ocorrer um acidente com este durante um compromisso de trabalho, o funcionário está isento de pagar os custos. O mesmo não ocorre quando o uso do carro da empresa se destina a compromissos pessoais, onde taxas e multas podem ser aplicadas e ficar a cargo do colaborador.
Em caso de sofrer algum acidente com o carro da empresa, é importante que o tome as medidas necessárias para garantir a segurança de todas as pessoas envolvidas, incluindo a si próprio. Deve fornecer os seus dados pessoais e os dados do carro da empresa, bem como contactar imediatamente o empregador e a seguradora. Se houver ferimentos ou danos materiais, deve ser feita uma denúncia às autoridades competentes.
O que a empresa deve ter em consideração
As empresas têm vários aspectos a considerar quando se trata de carros da empresa. Seguem algumas coisas que as empresas devem ter em mente:
- Políticas de uso: é importante que as empresas estabeleçam políticas claras sobre o uso dos carros da empresa, incluindo quem pode usá-los, em que circunstâncias e para que fins. Estas políticas devem ser comunicadas a todos os funcionários e estar disponíveis para consulta.
- Seguro: As empresas devem assegurar-se de que os carros estão cobertos por um seguro adequado, que cubra não só o funcionário, mas também terceiros em caso de acidente.
- Manutenção: É responsabilidade da empresa manter os carros da empresa em boas condições de funcionamento, incluindo verificações regulares, manutenção preventiva e reparos quando necessário.
- Registo e licenciamento: As empresas devem garantir que todos os carros da empresa estão registados e licenciados adequadamente e que todas as taxas e impostos estão em dia.
- Proteção de dados: As empresas devem tomar medidas para proteger os dados pessoais dos funcionários que utilizam esses carros, incluindo informações de navegação e localização.
- Responsabilidade: As empresas devem assegurar-se de que os funcionários que utilizam os carros da empresa são responsáveis pelo seu uso adequado e estão cientes das suas obrigações e responsabilidades.
O que o colaborador deve ter em atenção
Assim como os empregadores, os colaboradores que utilizam os carros da empresa têm também vários aspectos a considerar:
- Políticas de uso: É importante que os colaboradores conheçam as políticas de uso dos carros da empresa, incluindo as restrições e as expectativas quanto ao uso do veículo.
- Condução segura: Os colaboradores devem conduzir o carro de forma segura, respeitando as leis de trânsito e as normas de segurança.
- Manutenção do carro: Os colaboradores devem notificar a empresa imediatamente caso sejam necessários reparos ou manutenção no carro.
- Proteção de dados: Os colaboradores devem tomar medidas para proteger os dados pessoais coletados durante o uso do carro da empresa, incluindo informações de navegação e localização.
- Responsabilidade: Os colaboradores devem ser responsáveis pelo uso adequado do carro da empresa e estar cientes das suas obrigações e responsabilidades em caso de acidente ou dano ao veículo.
- Condução no estrangeiro: Se os colaboradores conduzirem o carro da empresa noutro país da União Europeia, devem conhecer as leis de trânsito locais e ter consciência das suas obrigações e responsabilidades.
Carros da empresa: deveres e direitos
Defina um valor de subsídio para o uso do automóvel
Por norma, as empresas destinam um subsídio especial para os funcionários que utilizam o carro da empresa. Esse subsídio pode ser um valor pago junto com o ordenado, ou uma quantia que vai ser reembolsada ao final ou ao início do mês de acordo com as informações de uso relatadas pelo funcionário.
Só as despesas laborais são dedutíveis
Independentemente de quem está a conduzir o carro ou a quem o veículo pertence, apenas as despesas realizadas por motivos de trabalho são dedutíveis na categoria de gastos da empresa. Isto significa que o condutor deve manter um registo detalhado dos momentos em que teve o carro sob a sua responsabilidade, com informações como motivo da utilização, hora da chegada, hora da partida, localização e quilómetros (kms) rodados.
O uso do carro para fins pessoais deve ser de comum acordo
Como já referido, independentemente da razão, se o colaborador necessitar do carro da empresa para fins pessoais, deve sempre pedir permissão antecipada e reportar o real uso do carro, e o uso deste só é permitido se o empregador o autorizar de forma expressa.
Conduzir o veículo da empresa na União Europeia
Se o colaborador precisar de conduzir o carro da empresa noutro país da União Europeia, é importante que esteja familiarizado com as leis e regulamentos de trânsito locais do país de destino. Adicionalmente, é aconselhável verificar se o seguro do carro da empresa cobre a condução no país de destino. Se necessário, o colaborador pode procurar informações adicionais na embaixada ou consulado do país de destino.
Conduzir o carro da empresa num país da União Europeia por menos de seis meses
Se o trabalho em questão implicar o deslocamento regular entre países da UE, convém não esquecer que pode ser sujeito a um controlo pela polícia. Esta poderá pedir uma cópia do contrato de trabalho ou informações sobre o trabalho que irá efetuar nesse país em particular, especialmente se conduzir durante a noite ou o fim de semana.
Conduzir o carro da empresa num país da União Europeia por mais de seis meses
Em alguns países, pode pedir uma isenção da regra relativa ao registo automóvel, podendo assim conduzir o veículo da empresa no país em causa por um período superior a seis meses. Verifique antecipadamente junto da autoridade nacional competente se tal é possível.
A utilização de carros da empresa pode ser uma ferramenta valiosa para as empresas e para os seus colaboradores. No entanto, é importante que as empresas tenham em consideração diversos aspectos, assim como os colaboradores. Mantendo estes aspectos em mente, as empresas e seus funcionários podem aproveitar, de maneira segura e eficiente, a utilização deste recurso.